Wissensmanagement in Confluence: transparent und agil Wissen organisieren

Das Wissen jedes einzelnen Mitarbeiters ist die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Es zu managen ist dann die Kunst, um langfristig unternehmerischen Erfolg zu sichern. Denn Wissen ist effektiver, wenn es organisiert offen ausgetauscht wird. Confluence als Wissensmanagement-Tool bietet zahlreiche wichtige Funktionen für Wissensmanagement Out-of-the-box – und wir unterstützen dich bei der zielorientierten Umsetzung.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement – auch Knowledge Management – bedeutet in erster Linie, Wissen zu organisieren und in messbare Ergebnisse für Unternehmen und zur Verbesserung der Teamarbeit umzuwandeln. Dazu beschäftigt sich Wissensmanagement mit den folgenden wesentlichen Punkten:

  • Erwerb: Wie finden Mitarbeiter das gesuchte Wissen?
  • Transfer: Wie wird Wissen vermittelt bzw. weitergegeben?
  • Speicherung: Wie kann das Wissen gespeichert und bearbeitet werden?
  • Entwicklung: Wie entsteht aus vorhandenem Wissen neues Wissen?
  • Nutzung: Das Wissen wird angewendet.

Beim Wissensmanagement geht es darum, das Knowledge der Mitarbeiter unternehmensweit transparent aufzubereiten und nutzbar zu machen. So zählt das Dokumentenmanagement genauso dazu, wie das Service Management, Content Management und Workflow Management. Der allerwichtigste Aspekt, um ein erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen zu betreiben, ist dabei so grundlegend wie komplex: Man muss verstehen, was Wissen ist.

Was ist Wissen?

Grundsätzlich setzen Menschen wahrgenommene Daten in einen bestimmten Kontext und erhalten auf diese Weise Informationen. Aus Datenelementen werden also Daten und anschließend Informationen. Wissen ist die Kombination aus all diesen in einen Kontext gesetzten Informationen, den persönlichen Erfahrungen, Vermutungen, Werten, Gefühlen und Fähigkeiten. Wissen ist also ganz individuell und für jeden absolut unterschiedlich.

Verschiedene Arten von Wissen:

Bei der Ressource Wissen unterscheidet man generell zwischen zwei verschiedenen Arten: implizites Wissen und explizites Wissen.

Explizites Wissen

ist kodiertes, formell dokumentiertes Wissen, das leicht zugänglich ist. Es lässt sich deshalb einfach in einem Wissensmanagementsystem speichern und abrufen. Wichtig ist hier die stetige Überprüfung und Aktualisierung.

Implizites Wissen

ist eine Art Erfahrungswissen. Es es hat daher eine persönliche Qualität, die oft verborgen bleibt, da es in den Köpfen gespeichert ist. Da dieses Knowledge wie etwa der Umgang mit bestimmten Situationen auf Erfahrung und Intuition basiert, stellt es einen enormen Wettbewerbsvorteil dar. Die Kunst für Unternehmen besteht dann darin, es für alle Mitarbeiter in ihrem Wissensmanagement-Systeme zu teilen.

Ziel des Wissensmanagement ist es also, implizites Wissen in Form von explizitem Wissen transparent und verständlich zu gestalten. Und dafür braucht es ein entsprechendes Wissensmanagementsystem.

Lernen mit System: Was ist ein Wissensmanagementsystem?

Ein Wissensmanagementsystem (WMS), oder auch Knowledge Management System (KMS), ist ein Informations- und Kommunikationssystem, das wie ein Anwendungssystems oder eine Plattform funktioniert. Das System kombiniert und integriert verschiedene Funktionen fĂĽr den strukturierten und kontextualisierten Umgang mit implizitem sowie explizitem Wissen. Das gilt sowohl fĂĽr internes Wissen im Unternehmen als auch fĂĽr externes Wissen, beispielsweise von Kunden. Damit bezweckt ein Wissensmanagementsystem genau das, was Albert Einstein bereits in seiner Auffassung von Wissen meinte:

,,Wissen heiĂźt wissen, wo es geschrieben steht."

Unser Vorgehen beim Wissensmanagement – Organisation und Prozesse

Wissensmanagement ist eine ständige Verantwortung. Selbst nach der Implementierung eines Systems werden in einem ständigen Zyklus neue Inhalte hinzugefügt, veraltete Inhalte entfernt und verborgenes Wissen wird entdeckt. Mit unserer Methode können wir das Wissensmanagement in Unternehmen nicht nur etablieren, sondern mit Confluence als Wissensmanagementsystem stetig verbessern. Folgende Schritte umfassen unsere Methode:

  • Die IST-Geschäftssituation bestimmen und Vorgaben sowie Ziele entwickeln.
  • Das Unternehmen und die Teams auf die Implementierung des Wissensmanagementsystems vorbereiten.
  • Ein Wissens-Audit, um verborgenes Wissen zu finden und fehlendes wissen zu bestimmen.
  • Benötigte Wissensmanagement-Software und Erweiterungen ermitteln und Lizenzen abstimmen.
  • Eine zentrale Wissensdatenbank mit allen Anforderungen zum optimalen Wissensmanagement schaffen.

Darauf folgt das regelmäßige Durchführen von Messungen, um das Wissensmanagement im Unternehmen kontinuierlich zu verbessern.

Jodocus Wissensmanagement

Wissensmanagement mit Confluence als Wissensmanagement-Tool

Den richtigen Mitarbeitern zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen zur Verfügung stellen und dabei die Kommunikation hochhalten: Effektives Wissensmanagement bündelt und nutzt das Wissen aller Mitarbeiter im Unternehmen und macht es dann auf einfache Art und Weise zugänglich. Confluence bietet die meisten Funktionen dafür Out-of-the-box und damit die optimale Lösung für ein effektives Wissensmanagement.

Zum Beispiel lassen sich in Confluence Spaces, Seiten und alle Inhalte einfach erstellen, verwalten und umstrukturieren. Dabei können Mitarbeiter jederzeit gemeinsam an den Seiten arbeiten und ihr individuelles Wissen zum kollektiven Wissen transferieren. Um das so einfach wie möglich zu gestalten, stehen zahlreiche Templates für den Aufbau verschiedenster Confluence-Wissensseiten zur Verfügung. Und auch Blog-, Share- sowie Kommentarfunktionen zur besseren Kommunikation stellt das Unternehmenswiki von Atlassian bereit. Zur Strukturierung von Themen gibt es Möglichkeiten wie Labels und Blueprints sowie zahlreiche Applikationen auf dem Atlassian Marketplace. Und dass Unternehmen ihr Dokumentenmanagement einwandfrei mit Confluence realisieren, ist mittlerweile auch weit verbreitet – nicht zuletzt deshalb, weil Unternehmen dadurch effizient Ressourcen sparen können.Fest steht: Für den optimalen Kundensupport, das Fördern von Innovationen und das Erreichen der Unternehmensziele, ist ein unternehmensweites Wissensmanagement von großem Vorteil – Confluence Cloud bildet die perfekte Basis dafür.

Unternehmensweites Service Management: Organisation von Workflow- und Projektmanagement mit JSM

Während Confluence als Wissensmanagementsystem für die Bereitstellung, Transfer und Austausch von Wissen sorgt, bietet Jira Service die perfekte Lösung für die Organisation der Prozesse im gesamten Unternehmen.

Die wichtigsten Vorteile von Wissensmanagement mit Confluence auf einen Blick:

  • Fördern der Zusammenarbeit und Kommunikation
  • Labeln, teilen und organisieren von Inhalten
  • Anpassbare Struktur und erweiterbare Funktionen
  • Sichern der Skalierbarkeit bei Wachstum des Unternehmens
  • Hohe Data Security – auch in der Confluence Cloud
  • Einfache, intuitive Navigation
  • Effektive Suchmaschine mit Advanced-Search-Funktion
  • Gliedern von Informationen in verschiedene Projekte, Themen etc.
  • Flexible Organisation von Berechtigungen
  • Automatische Versionierung zur Wissens- und Datenpflege

Beim Wissensmanagement geht es darum, das Knowledge der Mitarbeiter unternehmensweit transparent aufzubereiten und nutzbar zu machen. So zählt das Dokumentenmanagement genauso dazu, wie das Service Management, Content Management und Workflow Management. Der allerwichtigste Aspekt, um ein erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen zu betreiben, ist dabei so grundlegend wie komplex: Man muss verstehen, was Wissen ist.

Professionelles Wissensmanagement aufbauen und weiterentwickeln

Als Experten für Prozessoptimierung, Prozessdigitalisierung und digitale Transformation unterstützen wir dich mithilfe der Atlassian Tools beim Aufbau und Entwickeln deines individuellen Wissensmanagements. Dabei achten wir besonders auf die Kosteneffizienz, die Funktionalität und den langfristigen Nutzen für dein Unternehmen und deine Mitarbeiter bzw. Kollegen.