Hast du dich jemals in einer der folgenden Situationen in Confluence wiedergefunden?
- Du besuchst eine Seite und fragst dich: "Ist diese Seite noch auf dem neuesten Stand?"
- Du findest eine veraltete Seite, weißt aber nicht, wer für den Inhalt verantwortlich ist bzw. wer der Seiteninhaber ist?
- Du beziehst dich auf alte Informationen, weil der Inhalt nicht aktualisiert wurde?
- Du konntest nicht finden, wonach du gesucht hast, weil wichtige und aktuelle Informationen in der Flut von Seiten verloren gehen?
Egal, ob du in einem kleineren oder größeren Unternehmen arbeitest, das Problem bei Confluence ist, dass sobald du große Mengen an Inhalten erstellst, du jemanden brauchst, der dir bei der Verwaltung des Content-Lifecycles hilft – oder etwas.
In diesem Zusammenhang möchten wir Breeze von B1NARY vorstellen, die als Content Management App für Confluence bei all den genannten Herausforderungen hilft. Breeze automatisiert die Identifizierung veralteter Inhalte und sorgt dafür, dass deine Inhalte relevant bleiben und dein Confluence nicht überladen wird.
Was ist der Content Management Lifecycle und wo kommt Breeze ins Spiel?
Content Management ist der Prozess für Sammlung, Bereitstellung, Abruf, Verwaltung und allgemeine Verwaltung von Informationen in jedem Format. Der Begriff wird in der Regel in Bezug auf die Verwaltung des digitalen Content-Lifecycles verwendet, von der Erstellung bis zur dauerhaften Speicherung oder Löschung.
Bevor wir beginnen, werfen wir einen kurzen Blick auf den Content-Management-Lifecycle, um vollständig zu verstehen, wo Breeze ins Spiel kommt.
Theoretisch gibt es bis zu sieben Phasen, die eine Seite oder ein Dokument durchläuft (abhängig von den Anforderungen):
- Planung
- Erstellung
- Speicherung und Organisation
- Bearbeitung und Genehmigung
- Veröffentlichung und Verteilung
- Berichterstattung und
- Bewahrung (Entfernen, Archivieren, Aktualisieren)
Breeze konzentriert sich auf die letzten beiden Phasen "Berichterstattung" und "Bewahrung". Hierfür bietet die App drei wesentliche Funktionen:
Automatisierte Identifikation veralteter Inhalte: Breeze analysiert in regelmäßigen Intervallen die Confluence-Instanz und identifiziert automatisch veraltete Inhalte. Somit wird die Sorge um nicht mehr aktuelle Informationen obsolet.
Individuelle Workflows und Regeln: Mit Breeze lassen sich maßgeschneiderte Workflows und Regeln festlegen, um den Content Lifecycle präzise den Bedürfnissen deines Unternehmens anzupassen. Von der Berichterstattung bis zur Archivierung bleibt die volle Kontrolle gewahrt.
Benachrichtigungen und Reporting: Die App erstellt automatisch Berichte und benachrichtigt die Verantwortlichen über den Status ihrer Seiten. Damit behalten Entscheidungsträger stets den Überblick und können proaktiv handeln.
Mit den Ergebnissen können Inhaltsbesitzer, Seitenersteller oder Mitwirkende einen Blick auf die verschiedenen Confluence-Seiten aus dem Bericht werfen. Die Automatisierung markiert Seiten als "aktuell", "überprüfungsbedürftig" oder als "möglicherweise archivierbar". Da verschiedene Bereiche unterschiedliche Anforderungen haben, können die Einstellungen hinter dieser Funktionalität individuell pro Bereich zugewiesen werden.
Breeze ist die rechte Hand deiner Wiki-Gärtner
Wer eine aktuelle Confluence-Instanz haben möchte, muss sicherstellen, dass die Seiten in Confluence aktuell sind. Breeze durchsucht jeden definierten Bereich und hat einen Überblick über jede Seite – und ist somit die rechte Hand deiner Wiki-Gärtner und Seiteninhaber.
Wie funktioniert Breeze?
Sehen wir uns ein Beispiel für die Funktionsweise von Breeze an.
Folgendes Bild zeigt den Screenshot eines Demo-Workflows. Wir haben beschlossen, 90 Tage ohne Aktualisierung als Bedingung für die Kennzeichnung einer Seite als "Überprüfung benötigt" (Review required) festzulegen. Zusätzlich haben wir definiert, dass die Inhaber (Page Owner) und letzten Bearbeiter (Last Contributor) der identifizierten Seiten über die anstehende Überprüfung benachrichtigt werden.
Als „archivierbar“ (Archivable) sollen hingegen Seiten gekennzeichnet werden, die seit einem Jahr, also 365 Tagen, nicht mehr aktualisiert wurden. Für alle diese Seiten benachrichtigt Breeze den jeweiligen Inhaber (Page Owner), sowie den Benutzer „Martin“, der in unserem Beispiel als alleiniger Benutzer über Archivierungsrechte verfügen könnte, und somit über jede zu archivierende Seite informiert werden soll.
Anschließend haben wir den Workflow einem Bereich zugewiesen. Nach Ausführung des Workflows ergibt sich für den Bereich beispielsweise folgendes Bild.
Zusätzlich zu dieser Seitenübersicht eines Bereichs erstellt Breeze nach jeder Workflowausführung einen Analysebericht. Dieser enthält einige Metriken, wie z.B. die Verteilung der Seiten gemäß ihrem Status und den daraus ermittelten Qualitätswert des Bereiches. Darunter werden die zu überprüfenden Seiten mit den hierzu jeweils verantwortlichen Personen aufgelistet.
Breeze nutzt hierzu die Erwähnungsfunktion von Confluence, bei der ein „@" dem Benutzernamen vorangestellt wird, wodurch der Benutzer durch das Confluence-eigene Benachrichtungssystem informiert wird. Je nach Konfiguration kann der Benutzer dabei per E-Mail oder auch Slack benachrichtigt werden. Wichtig dabei: Breeze sendet keine Benutzerdaten nach außen und bietet durch die Nutzung des Confluence-eigenen Benachrichtigungssystem ein Höchstmaß an Datenschutz!
Neben den Berichten stellt Breeze auch noch weitere Funktionen zur Verfügung, die den verantwortlichen Personen helfen Seiten regelmäßig zu überprüfen und aktuell zu halten.
Beispielsweise wird am oberen Rand einer Seite stets die jeweilige Aktualität angezeigt, so dass beim Besuch einer Seite sofort ersichtlich ist, ob diese noch aktuell ist oder überprüft werden sollte.
Praktisch: nach Überprüfung der Inhalte kann die Seite hierüber auch direkt auf den Status „aktuell“ (Up to date) zurückgesetzt oder - falls die Überprüfung ergeben hat, dass die Seite nicht mehr benötigt wird - als „archivierbar“ markiert werden.
Um die Überprüfung von Seiten noch einfacher zu gestalten bietet Breeze zudem Übersichten über alle zu überprüfenden oder archivierenden Seiten eines Bereiches an.
Über einen Filter können schnell alle zu überprüfenden Seiten, die im Verantwortungsbereich einer bestimmten Person sind, angezeigt werden.
Die Ansicht der archivierbaren Seiten zeigt zudem Kommentare an, mit denen Personen, die für das Archivieren der Seiten zuständig sind, besser nachvollziehen können, warum diese nicht mehr benötigt werden. Mit wenigen Klicks lassen sich diese dann gesammelt archivieren (bulk archiving) bzw. löschen (bulk deletion).
Interessant: die Sammelarchivierung von Seiten ist üblicherweise nur mit Confluence Premium möglich. Breeze bietet diese Funktion hingegen auch für Confluence Standard an.
Um zu verstehen, wie sich die Pflegemaßnahmen im Laufe der Zeit auswirken, bietet Breeze eine eigene Analytics-Komponente, welche die Qualität eines Bereichs grafisch darstellt.
Auch eine globale Übersicht über alle Bereiche ist vorhanden, in der alle wesentlichen Kennzahlen auf einen Blick erfasst werden können. Somit können Bereiche, die noch etwas mehr Pflege benötigen, schnell identifiziert und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden.
Der Schlüssel zur Effektivität im Content Management
Breeze ist ein wahrer Game-Change für die Anforderungen des Content Lifecycles in Confluence. Diejenigen, die für die Aktualität und Relevanz der Inhalte verantwortlich sind, wissen, wie unübersichtlich und veraltet Confluence-Inhalte sein können. Breeze wird zu ihrer rechten Hand, indem es ihnen die Werkzeuge bietet, den Content Lifecycle effizient zu managen: Die App analysiert deine Confluence-Instanz in festgelegten Intervallen und identifiziert automatisch veraltete Inhalte basierend auf festgelegten Regeln und benutzerdefinierten Workflows. Darauf aufbauen erstellt sie Berichte und benachrichtigt verantwortliche Personen über das Ergebnis.
Bereit, dein Confluence Content Management auf ein neues Level zu heben und dich auf das Wesentliche – aktuelle sowie relevante Inhalte – zu konzentrieren?
