Automation for Confluence – was ist das?
Automation for Confluence ist ein neues Feature für Confluence, das ohne weitere Kosten in der Premium und Enterprise Version von Confluence Cloud nutzbar ist. In Automation for Confluence lassen sich einzelne Bausteine nach dem IFTTT-Prinzip (If this then that; deutsch: Wenn diese, dann jenes) ohne Code zu Regeln zusammenbauen. Das Grundprinzip: Auf Basis von bestimmten Ereignissen in Confluence, werden automatisch bestimmte Aktionen ausgeführt. Der Ablauf und das Ergebnis der Aktionen lässt sich dabei anhand verschiedener Informationen beeinflussen. Diese Informationen lassen sich beim Festlegen von Regeln in Confluence durch sogenannte SmartValues nutzen. Mit ihrer Hilfe können dynamische sowie berechnete Inhalte, wie der Titel der aktuellen Seite, der Name von Benutzer*innen oder das morgige Datum, an verschiedenen Stellen in Regeln verwendet werden.
Jedem, der bereits Erfahrungen mit Automation for Jira sammeln konnten, wird dieses Prinzip bekannt vorkommen. Das liegt daran, dass sich Automation for Confluence in Funktion, Aufbau und Darstellung an Automation for Jira orientiert. Dementsprechend schnell werden sich Nutzer*innen von Automation for Jira auch in der Oberfläche von Automation for Confluence zurechtfinden.
Wer kann Automation for Confluence nutzen?
Wie bereits erwähnt, ist Automation for Confluence für alle Premium und Enterprise Versionen von Confluence Cloud verfügbar. Um die Funktionen nutzen zu können, musst du entweder Administrator*in der Instanz oder Administrator*in eines Bereichs sein. Um Bereichsautomatisierungen zu erstellen, öffne die Einstellungen deines Bereichs. Dort findest du den Eintrag zu den Automation Rules am unteren Ende der Auflistung.
Als Confluence Administrator kannst du auch direkt über die Confluence Einstellungen zu den globalen Automatisierungen navigieren. Zum Testen von Automatisierungen eignet sich allerdings besonders der persönliche Bereich.
Was kann Automation for Confluence?
Mit Automation for Confluence lässt sich bereits jetzt eine Vielzahl an Anforderungen schnell und einfach umsetzen. Nachfolgend will ich für die vier prominentesten Bereiche kurze Beispiele liefern, von denen ich begeistert bin. Denn sie verbessern und vereinfachen Arbeitsabläufe in Confluence um ein Vielfaches.
Erstellung von Inhalten durch Automation for Confluence
In diesem Bereich haben mir zwei Anwendungen besonders gut gefallen: Der Aufbau von Seitenstrukturen bei der Anlage eines Bereichs und die wiederkehrende Erstellung von Seiten.
Häufig gibt es die Anforderung, Projektbereiche nach einem bestimmten Schema aufzusetzen. Vom Anforderungsmanagement bis hin zu Dokumentationen hilft Nutzer*innen eine einheitliche Struktur dabei, schnell zu den Informationen zu gelangen, die für sie relevant sind. Bisher brauchte es dafür eigene Apps. Nun jedoch lassen sich diese Strukturen nativ anhand von Vorlagen mit Automation for Confluence anlegen.
Gerade bei der Projektarbeit ist die Dokumentation von Meetings notwendig. Allerdings geht diese häufig unter oder wird nicht in Confluence gepflegt. Um Nutzer*innen hier zu unterstützen, kann eine Seite für Meeting-Notizen vor wiederkehrenden Terminen erstellt werden. So werden die Teilnehmer*innen kurz vor Beginn eines Meetings über die Erstellung der Seite informiert und dadurch angehalten werden, die besprochenen Punkte zu dokumentieren.
Organisation von Inhalten durch Automation for Confluence
Neben der Seitenstruktur bietet Confluence ein weiteres Ordnungsprinzip, um Seiten schnell zu finden, miteinander zu verbinden und sichtbar zu machen. Die Rede ist von Labels. Leider werden Labels oftmals nur spärlich gepflegt, da es manuellen Aufwand sowie eine Einheitlichkeit innerhalb des Teams (z. B. Vergabe, Schreibweise, Vererbungsregeln) erfordert. Mit Automation for Confluence ist es nun möglich, Teile dieses Aufwands zu minimieren und Einheitlichkeit zu schaffen.
Gerade das Vererben von Labels ist eine Anforderung, die sich bisher nur mit Apps lösen ließ. Mit Automation for Confluence lässt sich nun auf einfachste Weise eine Liste an Labels festlegen, die auch auf Unterseiten auftauchen sollen. Theoretisch lassen sich hier sogar mithilfe von SmartValues dynamische Labels auf Basis des Seitennamen erzeugen. Darüber hinaus kann ein “Wildwuchs” von Labels verhindert werden: Es lässt sich eine Menge an Labels definieren, die verwendet werden dürfen. Ist ein Label nicht Teil dieser Menge, wird es durch die Automation entfernt. Auch wenn Label-Management mit Automation for Confluence grundsätzlich möglich ist, kommt man für komplexere und vor allem skalierbare Lösungen nicht um eine App herum. Ich empfehle hier Magic Labels for Confluence von Polymetis Apps.
Informieren von Nutzer*innen über Automation for Confluence
Mit Automation for Confluence lassen sich eigene Benachrichtigungen an Nutzer*innen versenden. Ist zum Beispiel eine Aufgabe auf einer Seite bald fällig, aber noch nicht als erledigt gekennzeichnet, kann die zugewiesene Person per Mail, Teams oder Slack erinnert werden. Aufgaben, die in einem Meeting verteilt wurden, gehen hierdurch weniger unter.
Aber auch das bestehende Benachrichtigungssystem von Confluence lässt sich mit Automation for Confluence nutzen, indem Stakeholder*innen abhängig vom Label, Ort, Titel oder sogar Inhalt der Seite als Watcher zu einer Seite hinzugefügt werden und zukünftig nach der eigenen Präferenz über Änderungen informiert werden. Somit lässt sich der Informationsfluss einer Unternehmung verbessern und gezielt steuern.
Integration von anderen Tools mit Automation for Confluence
Last but certainly not least lässt sich mit Automation for Confluence jegliche Art von Integration über Webhooks bauen, wodurch auch in diesem Bereich einige Apps abgelöst werden können. Denn Automation for Confluence kann nicht nur Webrequest senden, sondern auch empfangen. Das heißt, Ereignisse in anderen Tools können potenziell Regeln in Confluence anstoßen.
Angefangen bei Automation for Jira zur Erstellung von Release Notes über das Anlegen von Meeting-Notizen bei der Erstellung eines Meetings in Teams bis zur Erweiterung des Funktionsumfangs von Automation for Confluence mithilfe von REST APIs anderer Tools. Die Verwendung von Webhooks und Webrequests ermöglicht es, Arbeitsabläufe und repetitive Aufgaben sauber, zuverlässig und automatisiert ausführen zu lassen.
Was kann Automation for Confluence noch nicht?
Neben all den Möglichkeiten, die Automation for Confluence bietet, tun sich aktuell noch einige Unmöglichkeiten und Stolpersteine auf:
Die Erstellung von Inhalten ist noch recht oberflächlich. Zwar lassen sich Seiten anhand von Vorlagen erstellen, die Steuerung des Inhalts ist allerdings noch nicht möglich. Hier hat Atlassian angekündigt, die Vorlagenvariablen in Automation for Confluence nutzbar zu machen, wodurch eine große Menge an Anwendungsfälle mithilfe von SmartValues umsetzbar wird.
Die Bedingungen, die zur Veränderung des Ablaufs einer Regel genutzt werden können, sind momentan noch nicht so intuitiv und leicht bedienbar, wie man es von Automation for Jira gewohnt ist. Technisch lassen sich viele Anwendungen bereits heute umsetzen, bedürfen aber der Verwendung von SmartValues, wodurch sich Anfänger*innen möglicherweise abgeschreckt fühlen. Hier wäre ein Block, der die verfügbaren Informationen und Vergleichsmöglichkeiten per GUI wählbar macht, eine sinnvolle Ergänzung.
Die verfügbaren SmartValues bieten oftmals noch nicht die nötigen Informationen, um auch komplexe Aufgaben in einfache Regeln zusammenzufassen. Das führt dazu, dass Regeln mehrfach in leichten Abwandlungen erstellt werden müssen oder nicht ohne Einbezug der Confluence REST API umsetzbar sind. Darüber hinaus werden Namenskonventionen, die in den SmartValues von Automation for Jira bestehen, in Automation for Confluence nicht konsequent umgesetzt, wodurch es in meinen Tests schon zum einen oder anderen Kopfzerbrechen kam.
Zusammenfassung
Automation for Confluence ist ein mächtiges Tool, das die Arbeitsweise vieler Teams nachhaltig verbessern wird. Dennoch gibt es Verbesserungspotential. Ich teste Automation for Confluence bereits seit Ende April 2021 und habe durchweg positive Entwicklungen gesehen. Das Produktteam bei Atlassian konnte in den letzten neun Monaten auf Feedback aus der Community zählen und sowohl Informationen zu den Anwendungsfällen als auch zu Problemen sammeln und hat entsprechend gehandelt. Ein Großteil der in diesem Beitrag vorgestellten Anwendungen wäre zum Beginn der Testphase kaum denkbar gewesen. Nun lassen sie sich problemlos umsetzten. Ich bin gespannt auf die weitere Entwicklung und freue mich darauf, Automation for Confluence bei uns und unseren Kunden zu nutzen!
Dieser Beitrag ist der erste Teil unserer Reihe zu Automation for Confluence. Die kommenden Teile werden die hier angesprochenen Regeln im Detail beleuchten, damit du sie auch in deinem Team nutzen kannst.
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