Effizientes Projektmanagement mit Kanban: Methodik, Vorteile, Werte und Prinzipien

Was ist Kanban?

Kanban ist eine Methode des Lean Management, die ursprünglich in den 1940er Jahren von Toyota Production System (TPS) entwickelt wurde, um die “Just-In-Time” Produktionsprozesse in der Automobilherstellung zu optimieren. Toyota wollte künftig nur so viel produzieren, wie auch tatsächlich nachgefragt wird.

Ziel von Kanban ist es, durch die Visualisierung des Arbeitsflusses, die Minimierung von Engpässen und das Streben nach kontinuierlicher, inkrementeller und evolutionärer Verbesserung die Effizienz der Produktion bzw. der Aufgabenerfüllung zu steigern. Zusätzlich soll das Risiko für jede einzelne Maßnahme reduziert werden, indem viele kleine Änderungen anstelle einer einzig großen durchgeführt werden.

Obwohl Kanban seinen Ursprung in der Produktion hat, wird es heute auch in vielen anderen Bereichen eingesetzt, insbesondere in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement. Das Wort Kanban kann übersetzt werden mit Karte, Tafel, Beleg oder auch Behälter.

Vorteile von Kanban

Die wichtigsten Vorteile von Kanban auf einen Blick:

  • Übersicht und Transparenz über Projektfortschritt und Probleme erhalten
  • Aufgaben präzise priorisieren und Prioritäten steuern
  • Aufgabenstaus und Engpässe identifizieren und vermeiden
  • Verbesserungspotentiale identifizieren und umsetzen
  • Entscheidungsgrundlagen erhalten
  • Änderungen bzw. Anpassungen vornehmen, ohne den laufenden Betrieb zu stören
  • Durchlaufzeiten verkürzen
  • Mittel- bis langfristige Ressourcenplanung verbessern

Übersicht über Prozesse und Aufgaben

Durch die Visualisierung von Aufgaben auf einem Board wird deutlich, welche Aufgaben anstehen, in Bearbeitung sind oder bereits erledigt wurden. Hierdurch gewinnen Teams einen klaren Überblick über laufende Aufgaben und den Fortschritt. In Kombination mit messbare Kennzahlen wie Zykluszeit, Durchsatz und WIP (Work in Progress) bieten diese Einblicke eine Grundlage für Entscheidungen.

Kontinuierliche Prozessverbesserung

Mit Kanban fokussieren Teams eine kontinuierliche Optimierung. Es hilt, den Fluss ihrer Arbeit besser zu verstehen und Engpässe sowie ineffiziente Prozesse zu identifizieren. Das Ergebnis: Ein reibungsloserer Arbeitsablauf und eine beschleunigte Aufgabenabwicklung.

Präzise Aufgabenpriorisierung

Kanban fördert regelmäßige Reviews und Retrospektiven als Instrumente, um Teams dabei zu unterstützen, ihre Priorisierungsstrategie zu verfeinern. Diese Aktivitäten sind ein integraler Bestandteil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Sie dienen dazu, sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben priorisiert behandelt werden und der Arbeitsablauf kontinuierlich optimiert wird.

Optimierung der Ressourcennutzung

Work in Progress-Limits (WIP-Limits) stellen sicher, dass Teams ihre Ressourcen effektiv einsetzen, indem sie die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben begrenzen. Das verhindert Überlastung, fördert die Fokussierung jedes Teammitglieds und trägt zur Reduzierung von Stress bei, was wiederum die Zufriedenheit steigert.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Kanban bietet Teams die Flexibilität, sich schnell an veränderte Anforderungen anzupassen, ohne den gesamten Arbeitsprozess neu zu gestalten oder den laufenden Betrieb zu stören. Sie können Prioritäten neu setzen, Aufgaben neu zuweisen und Arbeitsabläufe anpassen, um auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.

Kontinuierliche Verbesserung

Durch die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung suchen Teams aktiv nach Möglichkeiten, ihre Arbeitsweise zu optimieren. Regelmäßige Überprüfung, Feedbacks und Experimente ermöglichen es ihnen, ihre Leistung zu steigern und sich weiterzuentwickeln.

Transparenz und Zusammenarbeit

Kanban schafft eine transparente Arbeitsumgebung, in der alle Teammitglieder den Fortschritt von Aufgaben und Projekten leicht verfolgen können. Dies fördert die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams und führt zu einer verbesserten Teamleistung und Ergebnisqualität.

Praktiken von Kanban

Um Kanban effektiv in Arbeitsumgebungen einzuführen und zu nutzen ist ein fundiertes Verständnis der Kernpraktiken entscheidend. Sie dienen als Leitfaden für die Implementierung und bieten einen Rahmen für die kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen und Prozessen.

Arbeitsfluss mittels Kanban-Boards visualisieren

Kanban setzt auf visuelle Hilfsmittel, wie das Kanban-Board, um den Arbeitsfluss transparent zu machen. Dabei repräsentiert das Board den gesamten Arbeitsprozess durch Spalten und Karten. Die Spalten gliedern den Prozess, während die Karten einzelne Aufgaben darstellen. Typischerweise beginnen Aufgaben im "To Do"-Bereich, wandern dann in "In Progress" und schließlich in "Done".

Jede Karte enthält alle notwendigen Informationen zur Aufgabe und kann zusätzliche Details wie Verantwortliche und die Definition von Fertig beinhalten. Prozessregeln, die bestimmen, wann eine Karte von einer Spalte in die nächste wechseln darf, können ebenfalls integriert werden.

Kanban-Boards können flexibel gestaltet werden, indem sie zusätzliche Spalten oder Unterteilungen nutzen, um verschiedene Zustände und Abhängigkeiten zu visualisieren. Dies ermöglicht es, Engpässe und Optimierungspotenziale schnell zu erkennen und den Arbeitsfluss kontinuierlich zu verbessern.

Parallele Arbeit mittels WIP-Limits reduzieren

Im Kanban wird die Anzahl der Aufgaben pro Spalte durch das WIP-Limit begrenzt, um zu verhindern, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden. Dies gewährleistet, dass Teams nicht überlastet sind und schnell auf Veränderungen oder neue Chancen reagieren können.

Es ist wichtig zu beachten, dass im Kanban Aufgaben nicht einfach von einer Person zur nächsten weitergegeben werden dürfen. Stattdessen zieht die betreffende Person die fertig bearbeitete Aufgabe eigenständig aus der vorherigen Spalte (Pull-Prinzip), sobald sie dazu bereit ist. Dadurch entsteht ein kontinuierlicher Arbeitsfluss, der durch eine klare Visualisierung unterstützt wird, um den Zeitpunkt zu verdeutlichen, wann Aufgaben als "fertig" gelten und in den nächsten Schritt übergehen können.

Arbeit im Prozess mittels Prozessregeln steuern

Prozessregeln bieten eine transparente und objektive Grundlage für alle Teammitglieder, indem sie klare Richtlinien für die Arbeit im Prozess festlegen. Sie definieren, wann eine Aufgabe in die nächste Spalte verschoben werden kann, wann eine Aufgabe als abgeschlossen gilt und ob die WIP-Limits angemessen sind. Diese Regeln ermöglichen eine präzise Definition des Prozesses und sollten einfach, prägnant und klar formuliert sein. Sie müssen kontinuierlich überprüft und angepasst werden, um ihre Relevanz sicherzustellen.

Arbeitsfluss mittels Serviceklassen managen

Im Kanban werden Serviceklassen verwendet, um den Arbeitsfluss zu managen und unterschiedliche Prioritäten zu berücksichtigen. Diese Klassen ermöglichen es, Aufgaben nach Kriterien wie Dringlichkeit, Kosten oder Risiken zu bewerten und zu gruppieren. Dabei ist es wichtig, die Anzahl der Aufgaben pro Serviceklasse zu begrenzen, um eine Überlastung zu vermeiden.

Es gibt vier Typen von Serviceklassen: "Beschleunigt" für besonders dringende Arbeiten, "Fester Termin" für Aufgaben mit einem festen Zeitrahmen, "Standard" für reguläre Tätigkeiten und "Unbestimmbar" für Aufgaben mit potenziellen zukünftigen Auswirkungen.

Es ist ratsam, zu experimentieren, welche Serviceklassen in welcher Begrenzung und mit welchen Prozessregeln sinnvoll sind, da Kanban keine starren Vorgaben macht.

Kontinuierliche Verbesserung mittels Rückkopplungsschleifen vorantreiben

Schrittweise Verbesserungen an bestehenden Arbeitsabläufen, Prozessen und Systemen sind charakteristisch für Kanban, um kontinuierlich Fortschritte zu erzielen. Zur Beurteilung dieser Verbesserungen werden regelmäßige Rückkopplungsschleifen genutzt, die in speziellen Meetings (wöchentlich oder monatlich) stattfinden. Die Länge dieser Zyklen sollte individuell angepasst werden, um eine angemessene Bewertung der Änderungen zu ermöglichen.

Diese Meetings haben das Ziel, nützliche Änderungen zu identifizieren, zu verstärken und aus vergangenen Erfahrungen zu lernen. Zudem sollen ineffektive Änderungen zurückgenommen oder abgeschwächt werden. Es ist wichtig zu betonen, dass in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess kein endgültiges Ziel erreicht wird, da sich die Rahmenbedingungen ständig ändern. Kanban unterstützt dabei, sich flexibel an diese Veränderungen anzupassen und kontinuierlich zu verbessern.

Anwendungsbereiche von Kanban

Kanban bietet flexible Lösungen, die sich nahtlos in eine Vielzahl von Arbeitsumgebungen integrieren lassen. Diese Anpassungsfähigkeit spiegelt sich in ihrer breiten Anwendung in verschiedenen Branchen und Teams wider. Einige Beispiele sind:

Softwareentwicklung: In der Softwareentwicklung wird Kanban verwendet, um den Entwicklungsprozess zu organisieren, Software-Fehler zu verfolgen und neue Funktionen zu implementieren. Durch die Visualisierung des Entwicklungszyklus können Teams beispielsweise Barrieren identifizieren und die Lieferzeiten verbessern.

Projektmanagement: Kanban bietet eine effektive Methode zur Organisation und Verfolgung von Projekten. Projektmanager nutzen solche Boards, um Aufgaben zu planen, den Fortschritt zu verfolgen und Engpässe festzustellen, damit Projektziele termingerecht erreicht werden.

Marketing und Werbung: Im Marketing und in der Werbebranche wird Kanban eingesetzt, um Kampagnen zu planen, Inhalte zu erstellen und Marketingaktivitäten zu verwalten. Teams können mithilfe der Boards den Überblick über laufende Projekte behalten und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen verbessern.

Kundenservice und Support: Im Kundenservice und Support können Kanban-Boards verwendet werden, um Kundenanfragen zu verfolgen, Service-Tickets zu priorisieren und die Reaktionszeiten zu verbessern. Durch die klare Visualisierung aller Anfragen, erhalten solche mit kritischem Inhalt schneller Beachtung und können periorisiert bearbeitet werden.

Produktions- und Fertigungsindustrie: In der Produktions- und Fertigungsindustrie wird Kanban eingesetzt, um den Materialfluss zu optimieren, Produktionsaufträge zu verfolgen und die Lagerbestände zu verwalten. Auf diese Weise können Produktionsunternehmen ihre Durchlaufzeiten reduzieren und die Produktivität steigern.

Kanban-Werte

Hinter der Kanban-Methode steht ein Wertesystem, das die Grundprinzipien kontinuierlicher Verbesserung und agiler Zusammenarbeit fördert. Diese Werte bilden das Fundament für den erfolgreichen Einsatz der Methode in verschiedenen Arbeitsumgebungen. Sie betonen die Bedeutung von Transparenz, Flexibilität, Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung, um Teams dabei zu unterstützen, ihre Ziele effektiv zu erreichen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Folgende Werte bilden die Grundlage zur Einführung von Kanban:

  • Respekt vor allen Meinungen und Ansichten
  • Vereinbarungen für Verbesserungen und das gemeinsame Ziel
  • Gleichgewicht der Fähigkeiten und Ansichten im gesamten Team
  • Transparenz über Aufgabendarstellung, Aufgabenwahrnehmung und Aufgabenerledigung
  • Gemeinsames Verständnis, dass Arbeit ein Fluss von Aktivitäten ist
  • Kollaboratives Arbeiten steht im Fokus
  • Die Arbeit fließt immer dem Nutzenden zu

Kanban-Grundprinzipien

Die Anwendung von Kanban basiert auf vier grundlegenden Prinzipien, die dazu beitragen, Arbeitsprozesse zu optimieren und kontinuierlich zu verbessern. Sie sind für Teams essenziell, um die Effektivität ihrer Arbeitsprozesse zu steigern, die Produktivität zu erhöhen und letztendlich bessere Ergebnisse zu erzielen.

1. Prinzip: Beginne im Hier und Jetzt

Die Einführung von Kanban beginnt mit einem Blick auf das Jetzt. Wo stehen wir im Projekt? Wie gestaltet sich unser bisheriger Weg? Welche Praktiken prägen unseren Alltag?
Die Methode erfordert keine speziellen Konfigurationen oder Systemvoraussetzungen. Vielmehr geht es darum, den Status quo zu erfassen und den Wunsch nach Veränderung zu manifestieren.

2. Prinzip: Evolutionäres Change Management verfolgen

Kanban strebt nach kontinuierlichen, schrittweisen Veränderungen in Arbeitsabläufen, Prozessen, Systemen, Projekten, Dienstleistungen und Organisationen. Dieser Ansatz des "evolutionären Change Managements" betont die fortlaufende Implementierung kleiner Verbesserungen, um eine stetige Transformation herbeizuführen. Ähnlich der natürlichen Evolution werden viele kleine Anpassungen vorgenommen, um die wirksamsten Verbesserungen zu identifizieren. Dieser Prozess der kontinuierlichen Verbesserung ist ein fortwährender Zyklus, der auf der Suche nach optimaler Leistung niemals endet.

3. Prinzip: Aktuelle Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten integrieren

Die Anwendung der Kanban-Methode beruht auf der Anerkennung und Integration aktueller Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten. Statt bestehende Strukturen zu übergehen, zielen Verbesserungen darauf ab, diese zu unterstützen und die Effizienz der Arbeitsabläufe zu steigern. Kanban ist keine starre Vorschrift für Veränderungen, sondern ein Rahmen, der dazu dient, gemeinsam herauszufinden, welche Anpassungen notwendig und wertvoll sind. Durch diese integrative Herangehensweise wird die Akzeptanz und das Engagement aller Beteiligten gefördert, was zu nachhaltigen und wirkungsvollen Verbesserungen führt.

4. Prinzip: Führung auf allen Ebenen fördern

Führung ist ein zentraler Eckpfeiler für Fortschritt und Entwicklung. Führungskräfte müssen ebenso wie Mitarbeiter bereit sein, kontinuierliche Anpassungen zu akzeptieren und umzusetzen. Erfolgreiche Veränderungen in einer Organisation erfordern die aktive Beteiligung aller, angefangen vom einzelnen Teammitglied bis hin zur höchsten Führungsebene. Dies bedeutet nicht, dass jede Person die gleiche Methode anwenden muss. Vielmehr geht es darum, dass die Führung die Veränderungen unterstützt, die durch die Methode angestoßen werden, und sicherstellt, dass sie auf allen Ebenen des Unternehmens implementiert werden. Nur durch eine solch ganzheitliche Beteiligung können Unternehmen ihre Ziele effektiv erreichen und sicherstellen, dass Optimierungen vollständig umgesetzt werden, ohne Verzerrungen oder Widerstände entgegenzutreten.

Implementierung von Kanban-Methoden mit den Produkten von Atlassian

Atlassians Produkte sind von Natur aus auf agile Arbeitsmethoden ausgerichtet und zielen darauf ab, das volle Potenzial in Teams hervorzuheben und aus Prozessen zu schöpfen. Viele dieser Produkte bieten bereits integrierte Kanban-Boards, während andere durch Apps erweitert werden können, die diese Funktion hinzufügen. Sie alle fördern den Aufbau flexibler Workflows – und damit eine effiziente Zusammenarbeit sowie optimierte Arbeitsprozesse.

Kanban in Jira

Kanban ist ein zentraler Bestandteil von Jira. Mithilfe der integrierten Boards können Teams sämtliche Arbeitsabläufe visualisieren, Sprints und Delivery Points anlegen, Aufgaben zuweisen und priorisieren und den Fortschritt ihrer Projekte verfolgen. Dabei wird die Arbeit in Spalten organisiert, die verschiedene Arbeitsphasen repräsentieren, wie beispielsweise "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "Abgeschlossen". Jira bietet auch ein Backlog, wo Kunden, Produktmanager oder Teamkollegen Ideen für Projekte ablegen können, die aufgegriffen werden, sobald Zeit dafür da ist. Durch das Ziehen und Ablegen von Aufgabenkarten – sogenannten Issues – können Teammitglieder den Status einzelner Aufgaben einfach aktualisieren und den Fluss der Arbeit effektiv steuern.

Jodocus Kanban Jira


Darüber hinaus bietet Jira umfangreiche Funktionen zur Personalisierung von Kanban-Boards, einschließlich der Anpassung von Spalten, der Definition von WIP-Limits und der Einrichtung von benutzerdefinierten Workflows.

Kanban in Jira Service Management

Jira Service Management bietet IT- und Serviceteams eine Plattform zur Verwaltung von Serviceanfragen und Problemen – und seit kurzem auch Kanban-Boards. So können Supportmitarbeiter Service-Tickets besser verfolgen, SLAs verwalten und die Effizienz ihrer Supportprozesse verbessern.

Jodocus Kanban Jira Service Management


Anders als bei Jira stellen die Karten keine Aufgaben, sondern Anfragen bzw. Service-Tickets dar. Dank Priorisierungsfunktionen und Fälligkeitsdaten erhalten sie genau die Aufmerksamkeit, die sie erfordern. Hierdurch werden insbesondere kritische Anfragen in den Vordergrund gestellt und schneller bearbeitet. Gleichzeitig werden SLAs eingehalten und die Kundenzufriedenheit gesteigert.

Kanban in Trello

Trello ist – ähnlich wie Jira – ein auf Kanban basierendes Aufgabenverwaltungs-Tool. Es besteht aus einem Board, das  zahlreiche Spalten und Karten fassen kann.

Jodocus Kanban Trello


Auch hier arbeiten Teams nach dem Pull-System. Sie holen sich die Arbeit, wenn sie Kapazitäten haben, und lassen sich nicht von außen Arbeit in den Prozess schieben. Dabei können sich Teammitglieder selbst den Karten zuordnen, an denen sie arbeiten. Sie haben sogar die Möglichkeit, ihre Karten durch das Hinzufügen von Checklisten um Unteraufgaben zu ergänzen, welche bei Bedarf auch eigene Bearbeiter haben können.

Das Board lässt sich so konfigurieren, dass es genau zum gewünschten Prozess passt. Selbst Journals oder private To Do Listen sind mit Trello umsetzbar.

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